自分改造ブログ

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時間管理の基本とコツ 水口和彦

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はじめに

本書のまえがきから、本書で伝えたいポイントを抜粋します。
まず、時間管理の目的をしっておこう。
1.仕事の期限を守るため
2.ワーク・ライフ・バランスのため
3.仕事の効率を高めるための3つが時間管理の目的
 
時間管理をすると、なぜ仕事の効率が高まるのでしょうか?
時間管理とは、単純に労働時間を管理するだけではなく、いつ、何を行うか、事前に計画を立てて仕事を実行していくことを指します。
この「事前に計画を立てる」ことが仕事の手順を改善したり、時間をムダにしないことにつながります。

また、自分のやるべき仕事を整理し、見極めることによって、より重要な仕事に時間を多く配分することができます。こうすると、同じ時間でより高い成果が得られるわけです。

さらに、時間管理を行うと、仕事の中で「今日は何をやろうか」「次に何をやろうか」と考えたり迷ったりすることがなくなります。この節約も意外に大きな効果を生みます。

本書の気になるポイント

  •  アポイントメント(予定)を管理するのがスケジュール管理で、タスク(仕事)も管理するのが時間管理

  • 「スケジュール管理(アポイントメント管理)」と合わせて、タスクを実行する計画を立てること(タスク管理)、そして全体の仕事量が自分の使える時間を超えないように調整すること(リソース管理)、この3つの組み合わせが「時間管理」という
  • タスクの「実行時間」までは決めずに、「実行日」だけを決めています。
  • 時間を動かせない仕事である「アポイントメント」は時間がわかるように記入し、時間的に融通が利く「タスク」は日付別に記入します。こうすると、それぞれのタスクを「いつやるか」がはっきりします。
  • タスクは期限の日付に書くのではなく、あらかじめ実行する日(できる日)を決め、計画的に実行していくことが重要です。
  • 時間がかかる仕事は、作業ごとに分解してタスクを作成する。1つのタスクは長くても2~3時間に収めるのがポイント
  • 仕事の進め方は、「事後」に注意するよりも「事前」に注意する方が効果的です。
  • 仕事中に生じた2~3分で終わるタスクはその場で片づけ、それ以外はすぐに手帳に書き込む
  • タイマーやストップウォッチで時間を計測しながら、「とにかく5分間だけ集中してみる」
    意識的に手を動かすことです。
  • たとえば、パソコンで作業しようとしてやる気が出ないときには、まず手書きでメモを取ることから始めます。
  • 期限が先の仕事を具体的に実感するためには、「あと何週間あるか」という見方をするのがおすすめです。
    同じ2か月以上先の期限でも「あと11週間」「あと10週間」と表した方が、より残日数が具体的で、期限が少しずつ迫ってきていることが実感しやすくなります。

 

まとめ

本書では自分の中でいまひとつあいまいだったスケジュール管理、タスク管理の意味合いがはっきりとわかったと、
↓この部分「アポイントメント(予定)を管理するのがスケジュール管理で、タスク(仕事)も管理するのが時間管理」時間管理の意味合いが明確に区分けできたことがもっとも大きな収穫でした。
↓この部分「スケジュール管理(アポイントメント管理)」と合わせて、タスクを実行する計画を立てること(タスク管理)、そして全体の仕事量が自分の使える時間を超えないように調整すること(リソース管理)、この3つの組み合わせが「時間管理」という

具体的な時間の使い方もわかりやすく、かなり勉強になるよい本でした。
実際には図解されている部分もあって読みやすい本です。
 

 

時間管理の基本とコツ 「ビジネスの基本とコツ」シリーズ

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